員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1.目 的

規(guī)范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。

2.適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

3.定 義

無

4.職 責

4.1公司綜合管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

5.程 序

5.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以HR管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》，簽訂《保密協(xié)議》。

5.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、求職報名表、面試考核表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。

5.3 檔案資料收錄：員工在職期間，人力資源部門應及時將員工的動態(tài)三資變動材料收錄入個人的紙質(zhì)檔案和電子檔案，含以下內(nèi)容：

5.3.1 《培訓記錄》

5.3.2 轉正或晉級手續(xù)

5.3.3 《勞動合同》

5.3.4 《月度考評記錄》

5.3.5 《年度考評記錄》

5.3.6 《獎懲記錄》

5.3.7 調(diào)動、借用手續(xù)

5.3.8 任命文件

5.3.9 離廠手續(xù)

5.3.10 其他個人表現(xiàn)記錄、個人業(yè)績記錄

5.4 為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，要求檔案管理人員需及時將更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，具體時限要求如下：

5.4.1 新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進行紙質(zhì)檔案歸檔;

5.4.2 組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔;

5.4.3 社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔。

5.5 人事檔案調(diào)閱：

5.5.1 調(diào)閱職工的人事檔案需填寫《檔案調(diào)閱申請表》并經(jīng)有效批準。

5.5.2 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準。

5.5.3 部門主管有權調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需人力資源部門主管審核，并報主管領導批準。

5.5.4 部門主管級別的人事檔案，副總經(jīng)理和總經(jīng)理有權調(diào)閱。

5.5.5 調(diào)閱檔案原則上在人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出人事部門，需人力資源部門主管批準。

5.5.6 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

5.6 人事檔案歸屬

5.6.1 繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù);

5.6.2 離廠員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀;

5.6.3 大專以上學歷畢業(yè)生的人事檔案要求盡量轉入本單位，并送當?shù)厝瞬沤涣髦行拇�保管�?/p>

6.相關文件

6.1 《員工保密管理制度》

6.2 《保密協(xié)議》

7.使用表單

7.1《檔案調(diào)(借)閱申請表》

檔案調(diào)(借)閱申請表

申請部門 申請人

申請調(diào)閱時間 預計歸還時間

被調(diào)閱

人詳情

調(diào)(借)閱理由：

部門主管簽字：

綜合管理部意見

公司領導

意見 (部門副經(jīng)理及以上干部才需此欄意見)

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