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高校外聯(lián)部的年度工作總結(jié)
經(jīng)過一年的努力，外聯(lián)部共為迎新晚會、班歌大賽、十佳歌手大賽、社團文化節(jié)等多場活動拉取了8握壽司、悅視眼鏡、琴韻藝術(shù)、恒安集團、萬達百貨、影城等多家贊助。贊助金額累計xxxx元（其中不包括活動的物料及獎品）。一年之中，部門內(nèi)部，部員們和諧相處，互相學(xué)習(xí)與幫助。在眾多的拉贊助與活動協(xié)助中發(fā)現(xiàn)了很多問題，不斷的改正自身存在問題，學(xué)習(xí)到很多知識，也在一定程度上提升了自己的能力與素養(yǎng)。與學(xué)生會其他部門之間關(guān)系融洽，與其他院校外聯(lián)也有著一定的支持與聯(lián)系。成為學(xué)院內(nèi)外部溝通交流的一道橋梁�？v觀這一年，外聯(lián)部有許多優(yōu)點，當(dāng)然也有很多的缺點。
在這一年的工作中，從多次的失誤與沒經(jīng)驗中，我們總結(jié)出很多的部門問題：
一：與商家合作過程中
1.前期準備時間不夠。一般我們是在活動開始的提前兩到三周開始拉贊助，可經(jīng)過長時間的觀察發(fā)現(xiàn)一些大的公司通常都是年頭就確定好接下來一年的大體工作以及經(jīng)費預(yù)算等等。與一些大公司合作，往往他們的經(jīng)費申報需要比較復(fù)雜的流程，需要一定的時間，而我們在活動開始的兩到三周才開始談合作，一來有可能以被別的學(xué)院捷足先登，二來也因為時間比較倉促，而選擇物料合作方式，錢往往很難申請到。
——解決方案：希望之后的每一屆能夠在寒暑假就開始著手之后半學(xué)期的活動贊助策劃修改與投遞，同時與商家能夠有長期的聯(lián)系與合作，而不是臨時抱佛腳的形式。
2.贊助商的類型可多樣化，贊助物品多樣化。文院本身對口的商家不多，但經(jīng)過這一年，我發(fā)現(xiàn)其實我們不需要局限于對口，而可以把眼界大開，去尋找食品，用品，衣物，網(wǎng)絡(luò)虛擬產(chǎn)品，甚至網(wǎng)站及其虛擬產(chǎn)品。日常生活所需的就是我們可以去尋求合作機會的。贊助物品以往我們都是根據(jù)辦活動的部門策劃上所寫的去拉，然而往往出現(xiàn)等到活動辦的時候才發(fā)現(xiàn)其實可以加個這個加個那個。而一些本身可以通過贊助解決的東西卻自己掏錢。
——解決方案：商家多樣化，可以拓寬眼界，從衣食住行多方面商家入手。根據(jù)其產(chǎn)品特點尋找其與校園，與我們學(xué)院的契合點。當(dāng)然與活動結(jié)合更好，例如體育活動拉功能性飲料等等。對于物料多樣性問題則可以加入主持人的化妝及服裝贊助，獎杯的贊助，十佳音響的贊助，班歌大賽團體獎品（如團體出游的票），十佳選手的攝影贊助等等。根據(jù)不同活動能想得全一些，有針對性一些。
3.策劃有待加強。雖說這一年我們在策劃上下了很多的功夫也有一定的進步，但我個人認為在策劃上還存在一些問題。例如沒有完整的合作方式設(shè)計，可行性計劃分析，以往合作商家展示，廣告位的陳列，照片的直觀反映等等。
——解決方案：我會和下一屆的交代清楚同時也會和他們一起去做一份完整的，更接近大型商家商談時的直觀有效的策劃。
4.立場不夠強大，過于退讓。在多次的拉贊助過程中，我發(fā)現(xiàn)商家總把學(xué)生當(dāng)做是好宰割的羊與弱勢的一方，我們的態(tài)度過于謙讓與退步，往往使得我們的正當(dāng)利益在談判中一減再減，往往出現(xiàn)賣苦力，吃大虧等情況。
——解決方案：有機會我會和下一屆進行一次交流，將這個問題好好討論下，同時讓大家學(xué)會換角度思考與適當(dāng)?shù)膽B(tài)度強硬。
5.物料跟進不及時。幾場活動都出現(xiàn)物料最后才到的問題。雖然中間參雜著幾個部門的聯(lián)系與圖案的修改，但問題總是出現(xiàn)則不免思考是不是我們聯(lián)系的不夠。
——解決方案：提前與幾個部門聯(lián)系溝通好，定下物料的具體交圖和收貨的時間和專門的負責(zé)人。
6.長期合作的困難性。很多商家都是合作一次后就不愿意再合作，問題通常是沒有達到宣傳效果。長期合作雖然我們一直都在努力，仍有一些沒有留住。這就很需要我們?nèi)ニ伎己透倪M。
——解決方案：不斷創(chuàng)新，尋找新的合作方式，根據(jù)不同的商家設(shè)計不同的宣傳方案。如會員卡制度，試吃試用，游戲互動等等
7.錢及商家要求的合理性。一般我們都是秉持著長期合作的想法，沒有敢大開口要錢，也使得我們往往出了很多力氣去幫忙商家宣傳。然而商家的要求往往我們都是去答應(yīng)，怕商家跑掉。但經(jīng)過幾次吃虧，我發(fā)現(xiàn)我們應(yīng)該更強硬與聰明。對于商家的要求適當(dāng)答應(yīng)與搖頭。更要把其要求與實際相結(jié)合。
——解決方案：根據(jù)商家的大小，制定不一樣的策劃，要不一樣的金額。才比較好調(diào)整狀況。對于商家的要求合理的答應(yīng)，不合理的也要有底氣拒絕與調(diào)整。
8.物品的接收與歸還。商家的宣傳物品出現(xiàn)丟失等情況。這就會極大的影響到之后的合作。
這是一個很嚴重的問題。在吃過幾次虧后我們也意識到這是我們需要改進的地方�！鉀Q方案：列寫清單。每次接受商家的宣傳物料后續(xù)有專人負責(zé)列寫清單和簽字和專門看管。
9.預(yù)備方案的設(shè)計。外聯(lián)最害怕出現(xiàn)的情況就是商家半路掉鏈子跑票。那就需要我們有兩手的準備，不一下子否認商家，而是留兩手準備，防止出現(xiàn)空窗現(xiàn)象。同時，我們需要反饋給商家的資料與照片也在一次活動中出現(xiàn)燒卡全沒的問題，這也十分影響到之后的合作。
——解決方案：預(yù)備方案的準備，包括第二大商家的準備和照片的自行拍攝與備份。對其余事情也都需要有著一套較為完整的預(yù)備方案。
二．部門內(nèi)部溝通及其與各部門聯(lián)系過程中
１.部門內(nèi)部的分工與聯(lián)系。部門內(nèi)部的和諧也是很重要的。因為能者多勞，有時候會出現(xiàn)部門內(nèi)部一個人干很多，一個人干很少的情況。這樣就容易影響到團隊的協(xié)作與個人的存在感。同時常常事情會比較突發(fā)聯(lián)系人也不好聯(lián)系。
——解決方案：根據(jù)每個人的特點和有點有較明確的分工，同時每個人的工作需要定期輪換，使每個人都能得到不同的鍛煉與學(xué)習(xí)機會。也比較能加強每個人的存在感，容易調(diào)動積極性。每個人的課表都有個備份方便聯(lián)系人。同時又固定的群或微信聯(lián)系。也方便加強情感。
�。�.與各部門聯(lián)系不足�；顒忧捌跊]有了解好活動的主要內(nèi)容和可宣傳點，沒有了解好所需的物料，這些都容易使贊助出現(xiàn)問題。對于幕布等物料設(shè)計也是，溝通不足則會出現(xiàn)物料拖延的問題。
——解決方案：拉贊助前期就開一個宣傳外聯(lián)與辦活動部門的會議，把活動流程，所需物料，設(shè)計稿的交稿日期等等問題一次性解決清楚。外聯(lián)不止負責(zé)外聯(lián)，也可以試著負責(zé)學(xué)生會內(nèi)部部門的聯(lián)系。同時也要注意和其他部門部長聯(lián)系的時間與態(tài)度。
３.部門部員細心不足。因為我們要負責(zé)的事情很多，一場活動前中后期都有不同的工作，忙完一場又一場，所以很多細節(jié)問題都沒有很好的把握，例如晚會結(jié)束后物品的清點與會場的收拾。
——解決方案：提前讓他們完整的跟一場活動，從失誤中吸取教訓(xùn)。細節(jié)處拿筆記下來，防止意外的發(fā)生。一場活動一個主負責(zé)人，可以鍛煉他們每個人還能適當(dāng)分散壓力。
�。�.部門內(nèi)部的交流。每次會議幾乎都是部長在開，組員只是聽很少有自己發(fā)言思考的機會。不利于他們的接任和部門內(nèi)部的氣氛。
——解決方案：可以以交流的形式展開，每個人可以提出自己的宣傳創(chuàng)意和建議，使會議成為一次交流的過程，思想碰撞的過程。
�。�.微博。現(xiàn)如今微博已經(jīng)成為一個很具有時效性與大范圍宣傳性的工具。我們可以更好的把它利用起來。
——解決方案：擴大微博的粉絲，多關(guān)注商家動態(tài)。把微博打造成集吃喝玩樂信息為一體的宣傳工具，吸引粉絲，吸引商家。還可以利用微博展開轉(zhuǎn)發(fā)抽獎的宣傳方式，更利于我們發(fā)展。
當(dāng)然，這一年外聯(lián)部也有著很多的改進。包括與其他學(xué)院外聯(lián)的聯(lián)系加強，拉的贊助多樣化，組員積極性較高，宣傳方式的創(chuàng)新，長期合作的留線等等。我希望之后外聯(lián)能一屆比一屆強。我也會在離任時找下一屆開一個長的交流會，把該交代的事都交代清楚。
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