直銷(xiāo)公司財(cái)務(wù)管理制度范本(4)

　　(二)檔案保管

　　1、會(huì)計(jì)檔案的保管要求

　　會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周?chē)鷳?yīng)備有適應(yīng)得防火器材;

　　采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;

　　會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀;

　　會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;

　　設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;

　　會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

　　2、會(huì)計(jì)檔案的借閱

　　公司內(nèi)部各部門(mén)需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸放原處;需要查閱入庫(kù)檔案室必須持本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

　　會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還;查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

　　公司應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度和會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有關(guān)內(nèi)容。

　　3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)。

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　本規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照下表所列期限執(zhí)行。

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限表

　　順序號(hào) 檔 案 名 稱(chēng) 保 管 期 限 備 注

　　一、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)

　　1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15年

　　其中：涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證 永久

　　2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年

　　二、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)

　　3 日記賬 15年

　　其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年

　　4 明細(xì)賬 15年

　　5 總賬 15年 包括日記總賬

　　6 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年

　　7 輔助賬簿 15年

　　8 涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)賬簿 永久

　　三、會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi) 包括各級(jí)主管部門(mén)的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表

　　9 主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào) 3年 包括文字分析

　　10 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表 5年 包括文字分析

　　11 年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算) 永久 包括文字分析

　　四、其他類(lèi)

　　12 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年

　　13 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 25年

　　14 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 25年

　　(三)檔案移交

　　會(huì)計(jì)檔案管理員工作變動(dòng)時(shí)，要辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。

　　移交時(shí)，由原管理員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明會(huì)計(jì)檔案所屬會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、己保管期限等內(nèi)容。

　　交接雙方應(yīng)就移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)清查無(wú)誤后辦理交接，并由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。

　　交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

　　檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)工作崗位。

　　(四)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

　　會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)由檔案管理人提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

　　會(huì)計(jì)檔案要銷(xiāo)毀時(shí)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

　　銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，由公司共同派員監(jiān)銷(xiāo)。

　　監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，要按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案。

　　銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。

　　保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其它未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　第十三章 發(fā)票和收據(jù)的使用管理

　　第十七條 發(fā)票和收據(jù)的使用管理

　　1、企業(yè)必須按發(fā)票管理規(guī)定，正確使用發(fā)票。發(fā)票和公司收據(jù)不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓?zhuān)�不得代其他單位開(kāi)發(fā)票。

　　2、發(fā)票及收據(jù)的填寫(xiě)必須字跡清楚，不得涂改，如填寫(xiě)有誤，應(yīng)另行開(kāi)具發(fā)票及收據(jù)，并在誤填的發(fā)票上注明“作廢”字樣。開(kāi)具的收據(jù)必須在備注欄內(nèi)注明“收到發(fā)票后此收據(jù)自動(dòng)失效”。

　　應(yīng)對(duì)發(fā)票實(shí)行專(zhuān)人管理，尤其是增值稅專(zhuān)用發(fā)票應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜。如因保管不善，遺失發(fā)票及收據(jù)，造成后果由發(fā)票保管人負(fù)責(zé)。

　　3、發(fā)票丟失應(yīng)立即向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人報(bào)告，并登報(bào)予以公告。

　　4、企業(yè)必須憑合法的發(fā)票入賬，凡與企業(yè)成本、費(fèi)用、資產(chǎn)有關(guān)的付出，均應(yīng)索取合法發(fā)票。

　　5、一般發(fā)票及收據(jù)由財(cái)務(wù)部檔案保管人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)及建檔保管;增值稅專(zhuān)用發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)與保管由辦稅員負(fù)責(zé)。

　　第十四章 財(cái)務(wù)保密制度

　　第十八條 財(cái)務(wù)保密制度

　　1、會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)(財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告)，經(jīng)營(yíng)意向、決策資料，財(cái)務(wù)安排、關(guān)系客戶(hù)資料、財(cái)務(wù)會(huì)議記錄，公司有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度、證件、印章，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)資料及其會(huì)計(jì)載體(包括計(jì)算機(jī)、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字?jǐn)?shù)據(jù)的軟盤(pán)、光盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)等)，財(cái)務(wù)設(shè)備等各種資源管理，均適用保密制度，未涉及事項(xiàng)依有關(guān)規(guī)定或參照本制度執(zhí)行。

　　2、公司財(cái)務(wù)人員在其職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)本制度第一條所列各種資源享有不同職別相應(yīng)的知情權(quán)和管理權(quán)。

　　3、主管會(huì)計(jì)在其職責(zé)范圍內(nèi)，按會(huì)計(jì)核算期準(zhǔn)確及時(shí)地填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬薄、編制并報(bào)送各種報(bào)表、編寫(xiě)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，定期將其整理裝訂成冊(cè)進(jìn)行臨時(shí)性保管，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交給會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行管理。在臨時(shí)保管期間，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人有權(quán)現(xiàn)場(chǎng)查閱和審查憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。其他任何人不得在未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下出借或復(fù)印會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。

　　4、各財(cái)務(wù)人員及其負(fù)責(zé)人不得在未經(jīng)公司總經(jīng)理同意的情況下將其掌握的經(jīng)營(yíng)意向、決策資料，公司有關(guān)規(guī)章制度，證件及會(huì)計(jì)載體等出借、出租或復(fù)印、拷貝給任何人使用。

　　5、對(duì)于財(cái)務(wù)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)門(mén)人員設(shè)置使用密碼。其他人員只能通過(guò)專(zhuān)人或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人開(kāi)機(jī)或同意后方可使用計(jì)算機(jī)，專(zhuān)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)該計(jì)算機(jī)的安全與操作承擔(dān)責(zé)任。

　　6、財(cái)務(wù)人員對(duì)于重要的文字?jǐn)?shù)據(jù)必須及時(shí)備份，備份文字?jǐn)?shù)據(jù)的軟盤(pán)、光盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)等各種會(huì)計(jì)載體由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管。其他人如需使用必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借用并及時(shí)退回。

　　9、對(duì)于印章的使用，其專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人在職責(zé)范圍內(nèi)按程序進(jìn)行使用和登記，對(duì)于特殊事項(xiàng)，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可使用，并進(jìn)行相應(yīng)登記。

　　10、對(duì)于財(cái)務(wù)保險(xiǎn)柜、文件保密柜等財(cái)務(wù)專(zhuān)用設(shè)備，其使用人必須牢記使用密碼，專(zhuān)人專(zhuān)用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人封存保管。

　　11、凡違反上述規(guī)定者，視其情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)處罰。

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